Inspecció de Treball intensifica el control sobre el pagament de nòmines: aspectes que moltes empreses encara fan incorrectament

En els darrers mesos, la Inspecció de Treball i Seguretat Social (ITSS) ha intensificat les campanyes de control relacionades amb el pagament i la correcta acreditació documental de les nòmines.

I encara que moltes empreses consideren que aquest aspecte està correctament gestionat, la realitat és que continuen existint pràctiques habituals que poden generar incidències importants:

• pagaments en efectiu,
• absència de justificants bancaris,
• nòmines lliurades sense acreditació,
• o sistemes interns que no permeten demostrar adequadament que el salari ha estat abonat i comunicat al treballador.

Des de la nostra experiència com a assessoria laboral a Lleida, veiem que moltes d’aquestes situacions no responen a una intenció irregular, sinó a costums heretats, confiança interna o manca d’actualització dels procediments laborals.

Tot i això, actualment la Inspecció està posant el focus precisament en aquest tipus de controls documentals.

El pagament de la nòmina ja no consisteix únicament a “haver pagat”

Un dels errors més freqüents és pensar que n’hi ha prou que el treballador reconegui informalment haver cobrat.

Avui l?obligació empresarial va molt més enllà.

L’empresa ha de poder acreditar:

• com s’ha fet el pagament,
• quan s’ha efectuat,
• i que el rebut de salaris ha estat efectivament lliurat o posat a disposició del treballador.

I és aquí on moltes empreses descobreixen que els seus sistemes actuals presenten febleses importants davant d’una actuació inspectora.

El pagament en efectiu: un sistema cada cop més problemàtic

Tot i que el pagament en efectiu continua sent legal en determinats supòsits, actualment genera importants riscos des del punt de vista fiscal, laboral i probatori.

A més, la Llei 11/2021 de prevenció i lluita contra el frau fiscal estableix importants limitacions als pagaments en efectiu quan intervé un empresari o professional, cosa que fa especialment recomanable evitar aquest sistema, sobretot en imports elevats.

Fins i tot en quantitats inferiors, l’efectiu continua generant problemes rellevants:

• dificultat per acreditar el pagament real,
• absència de traçabilitat,
• conflictes probatoris,
• i més exposició davant d’inspeccions laborals o fiscals.

Moltes vegades, el que semblava una pràctica còmoda acaba esdevenint un problema documental important.

Els xecs al portador ofereixen poques garanties probatòries

Un altre aspecte que moltes empreses desconeixen és que els xecs al portador generen importants dificultats d’acreditació documental respecte de l’abonament efectiu del salari.

En cas d’utilitzar xecs:

• és recomanable que siguin nominatius,
• i resulta aconsellable conservar el corresponent justificant bancari de cobrament.

Precisament, per això, la transferència bancària continua sent el sistema més segur i recomanable tant per a l’empresa com per al treballador.

Lliurar la nòmina també és obligatori

No n’hi ha prou únicament amb pagar.

La Inspecció verifica a més que l’empresa pugui acreditar que el rebut de salaris ha estat lliurat o posat a disposició del treballador cada mes.

I això afecta tant a:

• empreses petites,
• comerços,
• hoteleria,
• autònoms amb treballadors,
• com a estructures empresarials més grans.

Actualment és fonamental conservar algun sistema d’acreditació de lliurament:

• signatura del treballador,
• correu electrònic,
• portal de l’empleat,
• o qualsevol mitjà telemàtic que permeti demostrar la recepció efectiva de la nòmina.

Moltes empreses continuen lliurant nòmines “de paraula”, mitjançant WhatsApp o simplement deixant-les disponibles sense control documental, generant un risc innecessari davant d’una possible actuació inspectora.

Les sancions poden ser rellevants

La ITSS no està tractant aquests incompliments com a simples formalitats administratives.

Determinades irregularitats relacionades amb el pagament salarial, la forma de pagament o la manca d’acreditació documental poden derivar en infraccions d’acord amb la Llei sobre Infraccions i Sancions a l’Ordre Social (LISOS), amb sancions econòmiques importants. ( BOE )

Actualment, les infraccions laborals poden sancionar-se amb les quanties orientatives següents:

En matèria salarial i documental, la Inspecció sol enquadrar molts incompliments dins de les infraccions greus, especialment quan l’empresa no pot acreditar correctament:

• el pagament efectiu del salari,
• la traçabilitat dels abonaments,
• el lliurament de les nòmines,
• o la correspondència entre les quantitats abonades i les reflectides documentalment. (EL MEU TES )

A més, els incompliments relacionats amb limitacions legals al pagament en efectiu també poden tenir conseqüències fiscals rellevants.

I moltes vegades el problema no apareix fins anys després, quan l’empresa ja no disposa de documentació suficient per acreditar correctament els pagaments realitzats.

Una assessoria laboral a Lleida ha d’ajudar a prevenir, no només a gestionar

A Roig & Roig creiem que una bona assessoria laboral a Lleida no s’hauria de limitar únicament a confeccionar nòmines o presentar assegurances socials.

També ha d’ajudar les empreses a:

• detectar riscos laborals i documentals,
• adaptar-se a les noves campanyes inspectores,
• revisar procediments interns,
• i treballar amb tranquil·litat sabent que les obligacions laborals estan correctament organitzades.

Perquè moltes vegades les sancions més incòmodes no apareixen per grans conflictes, sinó per petits detalls administratius que ningú no va revisar a temps.

Anticipar-se segueix sent la millor protecció

L’entorn laboral actual exigeix ​​cada cop més control documental i capacitat d’acreditació per part de les empreses.

I precisament per això, revisar avui els sistemes de pagament i entrega de nòmines pot evitar problemes importants demà.

Especialment en un context on la Inspecció de Treball està intensificant cada cop més aquest tipus de controls.