Inspección de Trabajo intensifica el control sobre el pago de nóminas: aspectos que muchas empresas todavía hacen incorrectamente

En los últimos meses, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha intensificado las campañas de control relacionadas con el pago y la correcta acreditación documental de las nóminas.

Y aunque muchas empresas consideran que este aspecto está correctamente gestionado, la realidad es que siguen existiendo prácticas habituales que pueden generar incidencias importantes:

• pagos en efectivo,
• ausencia de justificantes bancarios,
• nóminas entregadas sin acreditación,
• o sistemas internos que no permiten demostrar adecuadamente que el salario ha sido abonado y comunicado al trabajador.

Desde nuestra experiencia como asesoría laboral en Lleida, vemos que muchas de estas situaciones no responden a una intención irregular, sino a costumbres heredadas, confianza interna o falta de actualización de los procedimientos laborales.

Sin embargo, actualmente la Inspección está poniendo el foco precisamente en este tipo de controles documentales.

El pago de la nómina ya no consiste únicamente en “haber pagado”

Uno de los errores más frecuentes es pensar que basta con que el trabajador reconozca informalmente haber cobrado.

Hoy la obligación empresarial va mucho más allá.

La empresa debe poder acreditar:

• cómo se ha realizado el pago,
• cuándo se ha efectuado,
• y que el recibo de salarios ha sido efectivamente entregado o puesto a disposición del trabajador.

Y es aquí donde muchas empresas descubren que sus sistemas actuales presentan debilidades importantes ante una actuación inspectora.

El pago en efectivo: un sistema cada vez más problemático

Aunque el pago en efectivo sigue siendo legal en determinados supuestos, actualmente genera importantes riesgos desde el punto de vista fiscal, laboral y probatorio.

Además, la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal establece importantes limitaciones a los pagos en efectivo cuando interviene un empresario o profesional, lo que hace especialmente recomendable evitar este sistema, sobre todo en importes elevados.

Incluso en cantidades inferiores, el efectivo continúa generando problemas relevantes:

• dificultad para acreditar el pago real,
• ausencia de trazabilidad,
• conflictos probatorios,
• y mayor exposición ante inspecciones laborales o fiscales.

En muchas ocasiones, lo que parecía una práctica cómoda termina convirtiéndose en un problema documental importante.

Los cheques al portador ofrecen pocas garantías probatorias

Otro aspecto que muchas empresas desconocen es que los cheques al portador generan importantes dificultades de acreditación documental respecto al efectivo abono del salario.

En caso de utilizar cheques:

• es recomendable que sean nominativos,
• y resulta aconsejable conservar el correspondiente justificante bancario de cobro.

Precisamente por ello, la transferencia bancaria continúa siendo el sistema más seguro y recomendable tanto para la empresa como para el trabajador.

Entregar la nómina también es obligatorio

No basta únicamente con pagar.

La Inspección está verificando además que la empresa pueda acreditar que el recibo de salarios ha sido entregado o puesto a disposición del trabajador cada mes.

Y esto afecta tanto a:

• empresas pequeñas,
• comercios,
• hostelería,
• autónomos con trabajadores,
• como a estructuras empresariales de mayor tamaño.

Actualmente resulta fundamental conservar algún sistema de acreditación de entrega:

• firma del trabajador,
• correo electrónico,
• portal del empleado,
• o cualquier medio telemático que permita demostrar la recepción efectiva de la nómina.

Muchas empresas continúan entregando nóminas “de palabra”, mediante WhatsApp o simplemente dejándolas disponibles sin control documental, generando un riesgo innecesario ante una posible actuación inspectora.

Las sanciones pueden ser relevantes

La ITSS no está tratando estos incumplimientos como simples formalidades administrativas.

Determinadas irregularidades relacionadas con el pago salarial, la forma de pago o la falta de acreditación documental pueden derivar en infracciones conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones económicas importantes. (BOE)

Actualmente, las infracciones laborales pueden sancionarse con las siguientes cuantías orientativas:

En materia salarial y documental, la Inspección suele encuadrar muchos incumplimientos dentro de las infracciones graves, especialmente cuando la empresa no puede acreditar correctamente:

• el pago efectivo del salario,
• la trazabilidad de los abonos,
• la entrega de las nóminas,
• o la correspondencia entre las cantidades abonadas y las reflejadas documentalmente. (MI TES)

Además, los incumplimientos relacionados con limitaciones legales al pago en efectivo también pueden tener consecuencias fiscales relevantes.

Y en muchas ocasiones el problema no aparece hasta años después, cuando la empresa ya no dispone de documentación suficiente para acreditar correctamente los pagos realizados.

Una asesoría laboral en Lleida debe ayudar a prevenir, no solo a gestionar

En Roig & Roig creemos que una buena asesoría laboral en Lleida no debería limitarse únicamente a confeccionar nóminas o presentar seguros sociales.

También debe ayudar a las empresas a:

• detectar riesgos laborales y documentales,
• adaptarse a las nuevas campañas inspectoras,
• revisar procedimientos internos,
• y trabajar con tranquilidad sabiendo que las obligaciones laborales están correctamente organizadas.

Porque muchas veces las sanciones más incómodas no aparecen por grandes conflictos, sino por pequeños detalles administrativos que nadie revisó a tiempo.

Anticiparse sigue siendo la mejor protección

El entorno laboral actual exige cada vez más control documental y capacidad de acreditación por parte de las empresas.

Y precisamente por eso, revisar hoy los sistemas de pago y entrega de nóminas puede evitar problemas importantes mañana.

Especialmente en un contexto donde la Inspección de Trabajo está intensificando cada vez más este tipo de controles.