COMO PRESENTAR LOS LIBROS EN EL
REGISTRO MERCANTIL EN 3 PASOS
La presentación de los libros contables del ejercicio que hemos cerrado se deberá presentar en este mes de abril, concretamente el plazo finaliza el 30 de abril.
Existen unos libros contables que todo empresario deberá legalizar en soporte electrónico, y realizar la presentación telemática en el registro virtual del Registro Mercantil, en concreto:
1.- Libro de inventario y cuentas anuales
2.- Libro diario
3.- Libro de actas
En 2013, se dispuso la «Ley de Emprendedores», cuyo artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre estableció que la presentación de los libros oficiales se deberá realizar obligatoriamente en soporte electrónico a través el programa Legalia. En este enlace podrán descargarse el programa: Descarga Legalia
Previamente deberemos tener certificado digital y estar abonados en la página del Colegio de registradores: Acceso Nuevo Usuario Registro Mercantil
Una vez tengamos el acceso al Registro Mercantil y tengamos instalado el programa Legalia, podemos preparar la presentación de los libros, siguiendo estos pasos:
1.- Abrir Legalia y rellenar los datos identificativos de la legalización de libros:
En esta parte vamos a rellenar los datos básicos que se solicita para poder realizar la presentación. En la primera casilla podemos incluir el nombre del empresario, y en la segunda podemos incorporar más información, como puede ser el ejercicio que vamos a legalizar:
Una vez creada la legalización de libros que vamos a presentar se abrirá la pantalla para incorporar todos los datos identificativos del empresario, así como del presentante, el cual deberá coincidir con el certificado digital con el que vamos a realizar la presentación. Si realizáis vosotros la presentación, tanto la identificación del empresario como del presentante va a ser la misma, en nuestro caso es distinto, puesto que realizamos la presentación de nuestros clientes, por lo que el presentante es Roig i Roig, y en consecuencia el certificado digital también.
2.- Incorporación de los libros contables a legalizar en el Registro mercantil
Una vez tengamos rellenados los datos identificativos debemos proceder a incorporar los libros que queremos legalizar: Libro Inventarios y Cuentas Anuales (recordad realizar en un solo archivo); Libro Diario y Libro de Actas.
Los libros se van a incorporar en la pestaña «Edición» (3ª opción del menú).
Una vez incorporados los ficheros con los libros deberíamos verificar que hemos cumplimentado con todos los apartados obligatorios para que posteriormente no tengamos ningún problema con la legalización. En el menú principal, en el apartado «formulario» seleccionaremos comprobar reglas.
En este apartado se va a abrir una ventana, donde aparecerán los errores encontrados, hay unos que nos van a impedir que podamos generar la huella digital, y en consecuencia la presentación de los libros (Errores Primarios). Una vez tengamos comprobada la legalización podemos proceder a la presentación:
3.- Presentación telemática de los libros contables al Registro Mercantil
Seguidamente ya podemos realizar la presentación, por lo que vamos a ir al menú principal, apartado «formulario» y marcar: generar zip y enviar:
Posteriormente se abrirá una ventana, y marcaremos «enviar». Seleccionamos el certificado digital con el que vamos a proceder a la firma y envío de los documentos y por último debemos aceptar. Otra ventana se abrirá con la confirmación del envío telemático de los libros, deberemos imprimir este justificante, el cual nos servirá como prueba del envío de los mismos, así como su posterior seguimiento y comprobación.
Pasados unos días el registro mercantil enviará la certificación de la legalización de los libros. Es muy conveniente que se verifique que las huellas digitales certificadas corresponden con los archivos enviados.
Esperemos que os haya servido esta entrada, y podáis presentar sin inconvenientes la legalización de los libros en el registro mercantil. Si existe alguna duda, quedamos a vuestra disposición y en cualquier caso, el Registro Mercantil facilita un manual de ayuda: Manual Legalia
Thaïs Amor
Dep. Fiscal i Comptable
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