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Mujer sentada en una mesa con el plan contable.

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

 

La legalización de libros es el procedimiento mediante el cual los empresarios que están obligados a cumplir con esta obligación mercantil depositen los libros contables en el registro mercantil y se proceda a su comprobación, posteriormente emitan un certificado que acredite que la legalización ha sido correcta. Conforme al art. 329 del Reglamento del Registro Mercantil, todos los empresarios deberán legalizar y depositar en el Registro Mercantil los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios.

 

¿En qué consiste la legalización de libros?

La legalización de libros sirve en cierto modo para evitar que se pueda modificar la contabilidad en un futuro una vez cerrado el ejercicio y que quede constancia de la contabilidad de la empresa dentro de un ejercicio determinado.

Se debe acceder a la página web de Registradores para poder hacer el trámite: https://www.registradores.org/

¿Quién tiene la obligación de legalizar los libros en el Registro? ¿Qué libros deben legalizarse?

Los diferenciaremos con dos grupos según:

  • Si son S.L. y S.A. :
    • El Libro de Actas de la Junta General
    • Libro-registro de socios en las sociedades limitadas,
    • Libro-registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas,
    • Libro-registro de contratos en las sociedades unipersonales y cualquier otro que lleven los empresarios en el ámbito de su actividad.
    • Libro Diario
    • Libro Inventario y Cuentas Anuales

 

  • Si son Personas Físicas, CB, SCP con objeto social:
    • Libro Diario
    • Libro Inventario y Cuentas Anuales

 

 ¿Cuál es la forma de presentación?

El artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, bautizada como la “ley de emprendedores” ha modificado el procedimiento de legalización de los libros oficiales, de esta manera sólo se podrán legalizar los libros en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa legal, se debe disponer de un certificado reconocido (firma digital) y estar registrado como usuario de la página del colegio de registradores.

Una vez depositados los libros en el registro, éste procederá a su tratamiento, enviando vía telemática una acreditación que certifica que la empresa ha procedido a la legalización de los libros en la fecha que se indique en su presentación. O bien se le hará saber al igual que la presentación se ha calificado defectuosa, abriendo un plazo para su subsanación.

¿Cuál es el plazo de presentación?

El plazo de presentación es dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, esto querrá decir hasta el 30 de abril del año siguiente. (Ejemplo: ejercicio 2020, se hace el cierre a fecha 12/31/2020, el plazo para legalizar los libros finaliza el 30/04/2020 para enviar los libros).

¿Se puede rectificar libros ya legalizados?

Se puede dar la situación de que una vez legalizados los libros se detecte un error. Ante esta situación se deberá hacer un fichero de rectificación en el que se incluye un archivo en el órgano de administración manifiesta la detección del error cometido, y se adjuntará junto con el archivo rectificado con los datos correctos

Roig & Roig realiza la legalización de los libros y facilita al cliente toda la documentación relativa a este trámite, pues la certificación de la legalización junto con toda la documentación que lo acredita debe custodiar durante 4 años, de acuerdo a la normativa.

Si necesitan ayuda para la realización de este trámite estaremos encantados de atenderlos por teléfono al 973270670 o bien por email a fiscal@roigiroig.com.

 

 

 

Dep. Fiscal – Contable

 

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