El teléfono no para de sonar y estos días nos encontramos inmersos en la puesta en marcha de los sistemas informáticos de facturación y la implementación del Veri*Factu.

Me da la sensación que hemos estado durante todos estos años haciendo ejercicios y el 1 de enero nos presentamos a examen.  Salen vicios a la hora de facturar y es que para poder cumplir con el nuevo sistema de facturación me parece indispensable en primer lugar conocer las reglas básicas sobre la facturación.

Vamos a abordar los conceptos más básicos. Recordamos que hay casuísticas muy particulares que merecen ser escuchadas y estudiar cual es la mejor opción para cada empresa.

¿Quién tiene que emitir factura?

  • Todos los empresarios y profesionales por las operaciones de su actividad.
  • Los que estén en regímenes especiales de IVA (simplificado, recargo de equivalencia, agricultura…).
  • Algunas entidades sin personalidad jurídica que hagan actividades económicas (ejemplo: comunidades de bienes que alquilan locales).

¿Cuándo hay que emitir factura?

  • Si el cliente es empresario o profesional.
  • Si el cliente la pide para temas de impuestos.
  • Cuando se cobra por adelantado.
  • En exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes (exentas de IVA).
  • Si el cliente es una Administración Pública o una persona jurídica.
  • En ventas a distancia o bienes sujetos a Impuestos Especiales.

En resumen: si tu cliente es empresa, administración o te pide la factura, ¡hay que emitirla!

¿Cuándo NO hace falta factura?

  • Operaciones exentas de IVA (salvo inmuebles, sanitarias o cuando no se pudo deducir el IVA).
  • Actividades en recargo de equivalencia (excepto venta de inmuebles).
  • Actividades en régimen simplificado de IVA (salvo activos fijos o ingresos por volumen).
  • Actividades en régimen especial de agricultura, ganadería y pesca (se usa “recibo agrícola”).
  • Operaciones financieras y de seguros (salvo las sujetas y no exentas en España o UE).

Ejemplo: una tienda de ropa en recargo de equivalencia vende camisetas → no tiene que emitir factura, salvo que el cliente la pida. Pero si vende el local, sí debe emitirla.

¿Qué debe incluir una factura completa?

  • Número y serie correlativa.
  • Fecha de expedición.
  • Datos del emisor y del cliente (nombre, NIF, domicilio).
  • Descripción de la operación y precio sin impuestos.
  • Tipo de IVA aplicado y cuota repercutida.
  • Fecha de la operación (si distinta a la expedición).

Plazos de expedición y envío

Tipo de destinatario Plazo de emisión Plazo de envío
Cliente particular Al realizar la operación En el momento
Cliente empresa/profesional Antes del día 16 del mes siguiente Igual
Factura recapitulativa (particular) Último día del mes En el momento
Factura recapitulativa (empresa) Antes del día 16 del mes siguiente Igual
Entregas intracomunitarias Antes del día 16 del mes siguiente al inicio del transporte Igual
Rectificativas En cuanto se detecte el error Antes del día 16 del mes siguiente

 

Facturas recapitulativas

Una sola factura que agrupa varias operaciones del mes con el mismo cliente. Ejemplo: una asesoría que factura semanalmente puede emitir una única factura a final de mes.

Duplicados

Se pueden emitir duplicados (con la palabra “duplicado”) si:

  • Hay varios destinatarios en la misma operación.
  • Se pierde la factura original.

Facturas rectificativas

Se usan para corregir errores: datos omitidos, IVA mal aplicado, etc.  Ejemplo: se facturó con IVA al 21% cuando debía ser al 10%. Se emite una rectificativa.

Facturas emitidas por el cliente o un tercero

Posible si:

  • Hay acuerdo previo.
  • El empresario acepta cada factura.
  • Se remite copia al empresario.
  • Se usa serie específica.
  • Se comunica a la AEAT si el emisor está fuera de la UE (salvo Canarias, Ceuta, Melilla o países con asistencia mutua).

Moneda y lengua

  • Se puede facturar en cualquier moneda, pero el IVA debe ir en euros.
  • Se puede usar cualquier idioma, aunque Hacienda puede pedir traducción al castellano o lengua oficial en España.

Sistemas informáticos de facturación (SIF) y VeriFactu

  • Obligados: empresarios y profesionales que usen programas de facturación (salvo SII, País Vasco/Navarra o exentos).
  • No afecta: quienes facturen manualmente o con Word/Excel. Cajas registradoras hay que adaptarse.
  • Modalidades:
    • VeriFactu: las facturas se envían a la AEAT y el cliente puede consultarlas con QR.
    • No VeriFactu: no se envían, pero deben cumplir requisitos de seguridad y también llevan QR.
  • Plazos:
    • Sociedades → antes del 1 enero 2026.
    • Resto → antes del 1 julio 2026.
  • Sanciones:
    • 50.000 € por usar sistemas no válidos o alterarlos.
    • 150.000 € para fabricantes que vendan sistemas no conformes.
    • 1.000 € por sistema no certificado.

Conclusión

Emitir facturas no es solo un trámite: es la forma de cumplir con Hacienda y proteger tu negocio. Con esta guía rápida, tus clientes tendrán claro cuándo, cómo y con qué requisitos deben hacerlo.

Como hemos dicho anteriormente, cada empresa merece ser valorada. Todo el equipo de Roig & Roig se pone a disposición de empresarios y autónomos para realizar una adaptación fácil i personalizada.

Thaïs Amor
Dep. Fiscal Comptable